在当今的信息化时代，信息技术在高速发展和应用，使信息产业成为国民经济中最具活力的支柱性产业之一。由于数字化信息资源大量产出，所以也加快了档案信息化建设，同时也给档案工作带来了新契机，即档案信息化建设。

　　为确保数字化档案的质量，档案数字化工作必须遵循“使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享”。将纸质档案转为电子档案已经是当今时代的必然趋势了，纸质档案转化电子档案同时保存（即双轨制），也逐渐变为单位只保存电子档案，纸质档案统一移交档案馆（即单轨制）。

　　电子档案建设需配置的硬件和软件

　　1、硬件配置：

　　①电脑N台，档案室工作人员操作用（普通配置则可）；

　　②身份证识别器（扫描身份证查信息）；

　　③服务器1台（也可以用高配置电脑代替）；

　　④打印机（查询信息打印）。

　　2、档案管理（检索）软件系统：

　　主要功能：档案登记、档案入库、业务补交、撤销归档、档案检索、档案迁移、档案借阅等。

　　软件系统平台的主要优势：

　　1、便利性：扫描身份证或输入档案号，即可查询当事人的电子档案信息，可在线浏览、打印或导出；

　　2、节省占地资源：档案，不需要库房了，不存在保管档案的各种要求了。电子化的操作减少了人力物力，杜绝了因晒错档案造成的资源浪费，同时档案寿命也有所延长，最大化地通过电子版保存档案，供后期工作人员追溯查阅。

　　3、标准化：实现了档案的唯一性，系统生成图号，避免了重复和错误。可以保证晒出来的档案是最新版次。

　　4、签名的真实性：系统化操作，所有人员的操作流程一体化，对于账号和密码实行一对一责任制，出现问题可追溯到本源。此外，电子化的操作能避免人为因素的变动，严格控制档案的真实性和完整性。

　　5、快捷高效率：工作人员调用档案进行操作不再受地域、时间约束，只需电子化一条龙程序，包括在清点档案时，电子化操作代替了繁琐的人为流程，以往二、三天的工作时间只需要几小时就可以完成，节约了人力资本与时间。

　　6、员工替换交接安全快速。由于行业的特殊性，导致从事该工作的人员流动性普遍频繁。在频繁的人员交替中，单轨制电子化的流程大大缩减了人员流动所带来的一系列问题。确保档案的真实、完整，后续交接人员工作的完整性以及全面性。

　　7、电子档案入库（纸质档案数字化）

　　纸质档案转化成可在线查询阅览的电子档案，需要一个制作过程。简单来说就是：档案整理（归档、修复、排序、打码等）、档案扫描、图像处理、信息著录和入库质检等。